Restoran Masa Rezervasyon Sistemi: Rezervasyon Defterine Son

Restoranlarda rezervasyon defterinin sorunları

Rezervasyon defteri öğlen düzenli görünür, akşamüstü karışır. Silinen satırlar, yan yana yazılmış iki isim, okunmayan bir telefon numarası… Bahçe dolu sanılır, salon boş kalır. Garson değişince liste yarım kalır; kimin hangi masaya oturacağı kapıda çözülmeye çalışılır.

Telefonla alınan rezervasyonun bir diğer bedeli de yoğun saatte kaybedilen zamandır. Servis sırasında çalan her telefon, bir masanın siparişinin gecikmesi demektir. Restoran rezervasyon programı bu yükü ortadan kaldırır: Misafir müsait saati ve masayı kendisi görür, siz yalnızca sonucu takip edersiniz.

Restoran masa rezervasyon sistemi ne işe yarar?

MasaRezerve ile restoranınızın salonunu, bahçesini ve VIP odasını panelde birebir çizersiniz. Misafir size özel rezervasyon linkine girer, kişi sayısını ve saati seçer, o saatte boş olan masaları haritada görür. Kişi sayısına uymayan masalar seçilemez; dört kişilik bir grup iki kişilik masaya yerleştirilemez.

Siz panelde canlı masa planını görürsünüz: hangi masa müsait, hangisi rezerve, hangisinde misafir oturuyor. Misafir geldiğinde masayı tek dokunuşla “oturdu” olarak işaretlersiniz; kalkınca masa yeniden müsait olur.

• Salon, bahçe ve özel oda aynı masa planında
• Kişi sayısına göre uygun masa seçimi
• Canlı harita: müsait, rezerve, oturdu, kapalı
• Telefon yerine restoranınıza özel rezervasyon linki

Online restoran rezervasyon sistemi nasıl çalışır?

Kurulum üç adımdan oluşur:

1. Masa planını çizin. Sürükle-bırak editörde masaları, kapasitelerini ve alanları yerleştirin. Her masaya en az ve en fazla kişi sayısı, oturum süresi ve gerekiyorsa etiket (cam kenarı, sigara alanı gibi) verebilirsiniz.
2. Rezervasyon linkini paylaşın. isminiz.masarezerve.com adresini Google işletme kaydınıza, Instagram profilinize ve web sitenize ekleyin. Misafir rezervasyonu telefonuna gelen SMS koduyla onaylar; böylece sahte veya yanlış numarayla rezervasyon yapılamaz.
3. Rezervasyonları canlı yönetin. Yeni rezervasyon geldiğinde Android uygulamada bildirim alırsınız. Telefonla veya kapıdan gelen misafirleri de aynı ekrandan eklersiniz; tüm rezervasyonlar tek listede ve tek haritada durur.

Büyük gruplar, birleşik masalar ve VIP oda

Kalabalık gruplar için birden fazla masa birlikte rezerve edilebilir. Birlikte kullanılabilecek masaları aynı grup olarak tanımladığınızda sistem kişi sayısını bu masalara dağıtır. VIP etiketi verdiğiniz masalar misafire seçim sırasında VIP olarak görünür.

Bazı masalar için depozito veya minimum harcama şartınız varsa bunu masaya tanımlarsınız. Misafir bu şartı rezervasyon sırasında görür, depozito varsa onaylaması istenir; depozitonun alınıp alınmadığını panelden işaretlersiniz. Ödeme online değil, işletmede alınır.

No-show (gelmeyen misafir) nasıl azaltılır?

Restoranlar için en pahalı masa, rezerve edilip boş kalan masadır. Online rezervasyonlarda misafirin telefon numarası SMS koduyla doğrulanır; böylece sahte rezervasyonla masa tutulamaz. E-posta adresini veren misafire rezervasyondan yaklaşık iki saat önce hatırlatma e-postası gider; misafir buradan geleceğini onaylar veya rezervasyonunu iptal eder. İptal edilen masa anında başka misafire açılır.

Rezervasyon saati geçtiği hâlde gelmeyen masalar panelde uyarı olarak görünür. Belirlediğiniz bekleme süresi dolunca masayı “gelmedi” olarak işaretlersiniz. Misafir defterinde her telefon numarasının kaç kez geldiği, kaç kez gelmediği tutulur; tekrar tekrar gelmeyen numaralar online rezervasyon yapamaz.

• SMS koduyla doğrulanmış telefon numarası
• Tek dokunuşla misafir iptali, masa anında boşalır
• Geç kalan masa uyarısı ve bekleme süresi
• Tekrar tekrar gelmeyen numaralara otomatik online rezervasyon engeli

Servis temposu: oturum süresi ve mutfak kapasitesi

Akşam servisinde aynı anda çok fazla misafir ağırlamak mutfağı kilitler. Her yarım saatlik dilimde rezervasyonla ağırlayacağınız en fazla kişi sayısını belirleyerek rezervasyonları servise yayarsınız. Oturum süresi ve masa toplama payı sayesinde bir masaya art arda gelen rezervasyonlar çakışmaz.

Bayram, yılbaşı veya özel etkinlik günlerinde farklı saatlerle çalışabilir ya da o günü tamamen kapatabilirsiniz. Özel günler ekranından girdiğiniz değişiklik rezervasyon sayfasına anında yansır.

Ekip yetkileri, raporlar ve işlem geçmişi

Restoranınızdaki her çalışana ayrı hesap açarsınız. Kimin rezervasyon ekleyip iptal edebileceğini, kimin raporları ve misafir listesini görebileceğini ayrı ayrı belirlersiniz. Yapılan her değişiklik işlem geçmişine kaydedilir; bir rezervasyonun kim tarafından, ne zaman değiştirildiği sonradan görülebilir.

Raporlar ekranında doluluk ve masa kullanım oranı, en çok tercih edilen masalar, rezervasyonların kaynağa göre dağılımı (online, telefon, kapıdan) ile iptal ve gelmeyen misafir oranları yer alır. Rezervasyon ve misafir listelerini Excel’de açılan CSV olarak indirebilirsiniz.

Misafir için kolay rezervasyon deneyimi

Misafir uygulama indirmez, üyelik açmaz. Rezervasyon sayfasında restoranınızın fotoğraflarını, çalışma saatlerini, menü bağlantısını ve konumunu görür. Rezervasyondan sonra aldığı bağlantıyla saatini veya masasını değiştirebilir, rezervasyonu takvimine ekleyebilir ya da iptal edebilir. Yabancı misafirler sayfayı İngilizce görüntüleyebilir.

Restoran rezervasyon yazılımı seçerken kontrol listesi

Restoran rezervasyon yazılımı seçerken ilk soru, yazılımın sizin masa planınızı birebir gösterip göstermediğidir. Salonunuzu, bahçenizi ve özel odanızı gerçekteki yerleşimiyle çizemiyorsanız ekip yine kâğıda döner.

İkinci soru no-show’a karşı ne sunduğudur: Telefon doğrulaması, geç kalan masa uyarısı ve tekrar gelmeyen misafirleri ayırt edebilmek, restoranın akşam gelirini doğrudan etkiler. Üçüncü soru maliyet modelidir; rezervasyon başına komisyon yerine sabit abonelik, yoğun dönemde maliyeti sabit tutar.

Son olarak verinin kimde kaldığına bakın. Misafir listesi, ziyaret sayıları ve raporlar sizin olmalı ve istediğiniz zaman Excel’e aktarılabilmelidir. Her değişikliğin kim tarafından yapıldığını gösteren bir işlem geçmişi, ekip büyüdükçe anlaşmazlıkları önler.

• Masa planı gerçek yerleşimle çizilebiliyor mu?
• Telefon doğrulaması ve geç kalan masa uyarısı var mı?
• Komisyonsuz, sabit abonelik mi?
• Misafir listesi ve raporlar dışa aktarılabiliyor mu?
• Personel yetkileri ve işlem geçmişi tutuluyor mu?